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          1. 新時代高校學生資助檔案規範化管理實現路徑探析

              黨的十九大報告指出,要“健全學生資助制度,使絕大多數城鄉新增勞動力接受高中階段教育、更多接受高等教育”。這是新時代高校學生資助工作的行動指南。2017年4月,教育部辦公廳印發了《關于開展“全國學生資助規範管理年”活動的通知》(教財函[2017]27號),明確要求各高校要“建立學生資助檔案管理制度,規範學生資助檔案的收集、整理、保管、使用與銷毀等工作,探索學生資助檔案管理電子化。”規範學生資助檔案管理,成爲新時期學生資助工作的重要內容。

              一、規範化管理的概念界定

              規範化管理理論的基礎概念是規範。規範意指明文規定或約定俗成的標准。法律、政策、規章制度、風俗習慣、契約與約定、倫理道德等均爲規範的存在形式。規範具有系統化、常態化、制度化、流程化、標准化、表單化、專業化、數據化、信息化等特點。規範是規範化管理的核心。

              對于什麽是管理,學者們各抒己見,並沒有統一的表述。這裏我們認同孫永正教授對管理的界定:管理是指在特定的環境條件下,以人爲中心通過計劃、組織、指揮、協調、控制及創新等手段,對組織所擁有的人力、物力、財力、信息等資源進行有效的決策、計劃、組織、領導、控制,以期高效地達到既定組織目標的過程。

              綜合以上對“規範化”和“管理”概念的界定。我們可以把規範化管理概念界定爲:規範化管理是管理者嚴格按照制度、章程、操作標准等業務流程,進行統一、有章可循、相對穩定的管理,使管理活動井然有序、協調高效、科學規範。規範化管理主要解決集權與分權、人治與法治的問題,它要求組織建立以責、權、利對等爲基礎的管理體系。通過規範化管理,實現常規事件的制度化管理,形成一個保障體系,確保組織的正常運營。

              對照規範化管理的概念,學生資助檔案要實現規範化管理就必須建立學生資助管理制度、規範管理流程、培養檔案管理人才、明確管理職責和權利,使學生資助檔案管理有序、穩定、科學、高效。

              二、高校學生資助檔案規範化管理的制約因素

              1.管理制度不規範,影響了管理的規範化

              規範化管理不等于制度化管理,但管理必須有章可循,才可能實現規範化。沒有制度的規範,管理的規範也就無從談起。當前,各高校學生資助檔案管理制度的制訂,仍處于不規範的狀態。首先,不少高校還未制定學生資助檔案管理制度,學生資助檔案管理尚處于無章可循的狀態。教育部雖然發布了《關于開展“全國學生資助規範管理年”活動的通知》(教財函[2017]27號),要求各高校建立學生資助檔案管理制度,卻並未要求各高校把管理制度報送教育部或各省教育廳備案。所以,實際上,仍有不少高校尚未制訂管理制度。其次,在已制定學生資助檔案管理制度的高校中,所制定的管理制度不規範的問題也比較突出。材料歸檔範圍、保管期限、保管地點、管理職責規定不規範的情形仍比較常見。例如,有的高校並未把全國學生資助管理中心、省教育廳等管理部門的工作通知、批複等文件納入歸檔範圍;有的高校對檔案的保管地點和保管要求沒有做出相應規定;有的高校對檔案保管期限沒有做出明確規定,有的雖然作出規定,但卻與《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》的要求不符;有的高校對檔案管理職責未作出規定,有的雖有規定但不明確。

              2.人力資源不足,制約了資助檔案規範化管理的發展

              大多數高校每年都會産生上萬到幾萬份的學生資助材料。把這些材料收集、分類組卷、整理歸檔,不僅需要耗費大量的時間,還需具備一定的檔案管理專業知識。要順利完成檔案管理工作,就必須選優配強學生資助專職工作人員,加強檔案管理業務培訓。按《教育部關于進一步加強高等學校學生資助工作機構建設的通知》(教人〔2006〕6號)規定,高校應該按1∶2500的師生比配備學生資助專職工作人員。而實際情況是,大多數高校學生資助專職工作人員的師生比在1∶5000到 1∶10000之間。而且,大多數學生資助專職工作人員所學專業並非檔案管理,也沒有接受過相關業務培訓,缺乏基本的檔案管理專業知識和實踐管理技能。所以,實際上,大多數高校的學生資助管理中心,人力資源配備都嚴重不足。由于人力資源不足,學生資助專職工作人員疲于應付各種日常工作;再加上檔案管理專業知識和管理技能的欠缺,資助檔案規範化管理往往就變成了一個空洞的口號。

              3.低效能的傳統管理方法,增加了規範管理的難度

              當前,信息化管理手段並未普及,不少高校的學生資助檔案仍采用傳統的紙質材料存檔。學生資助檔案包括家庭經濟困難認定、各類獎助學金、學費減免、臨時補助、助學貸款、勤工助學、服兵役資助、畢業生中西部基層單位就業資助等十幾種以上的材料。多數高校每年需要歸檔管理的學生資助檔案都在上萬份,幾萬張以上。由于紙質材料數量龐大,收集、組卷、歸檔需要耗費大量時間,加上人力資源不足,不少高校只是將材料簡單分類後便用紙箱封存,很少進行二次利用和研究了。這種高耗時、低效能的傳統管理方法,使不少高校學生資助檔案存在片面化、簡單化、形式化、隨意化的問題。

              三、新時代高校學生資助檔案規範化管理的實現路徑

              1.深刻認識學生資助檔案規範管理的重要性

              實踐決定認識,認識對實踐具有能動作用。只有在思想上真正認識到學生資助檔案規範管理的重要性,才能在實踐上真正做好學生資助檔案規範管理工作。長時間以來,學生資助檔案管理工作並未得到應有的重視,不少管理人員和行政領導把學生資助材料看作是學生資助工作的副産品,並未將其作爲檔案材料看待,沒有認識到其價值和規範管理的重要性。

              學生資助檔案,是黨和國家扶貧政策在高校得以落實的明證。規範的學生資助檔案,不僅能爲高校開展學生資助工作提供助力,爲高校學生資助工作研究提供豐富的第一手材料,同時還是學生資助工作“公開、公平、公正”開展的有力保障。各級領導和相關工作人員應轉變觀念,切實了解學生資助檔案的價值,深刻認識學生資助檔案規範管理的重要性,加大對學生資助檔案管理的投入,促進其健康、規範發展。

              新時代高校學生資助檔案規範化管理實現路徑探析

              2.制定引領性文件,規範高校學生資助管理制度

              根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十五條要求,檔案管理部門要“建立科學的管理制度,逐步實現保管的規範化、標准化”。而在學生資助檔案管理方面,由于“科學的管理制度”還未建立,管理的規範化、標准化也就無法實現。當前,教育部尚未制定《高等學校學生資助檔案管理辦法》,倒是福建省等少數省份教育廳制定了本省的《學生資助檔案管理辦法》。而未制定管理辦法的省份,只能依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規,去制訂本校的學生資助檔案管理制度。所依據的這些法律法規,屬于宏觀、原則、概括的導向,解決的是“做什麽”的問題,並沒有解決“怎麽做”的問題。《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規範》等文件,爲檔案管理“怎麽做”提供了方法,但只涉及了黨群、行政、教學、科研、基建、産品、設備、出版、外事、財會10 個類目,並未涉及學生檔案。且相關規定規範的是高校學生檔案管理部門的工作,學生資助管理部門無法簡單參照。所以,目前並沒有引領性文件,可以指導各高校規範制定學生資助檔案管理制度。在上位法缺失的情況下,各高校沒有統一標准可以參考,只能按自己的理解去制定管理辦法。由于各高校相關人員法律素養參差不齊,對法律法規的理解難免多種多樣,制定的管理制度自然也無法規範化和標准化。

              建議教育部根據學生資助工作的規律和特點,制定《高等學校學生資助檔案管理辦法》,對學生資助檔案的歸檔範圍、整理辦法、保管期限、管理流程、管理職責等給予明確,給各高校以具體、微觀、量化的指導,讓各高校明白“怎麽做”,規範各高校的學生資助檔案管理制度。

              3.選優配足學生資助專職工作人員,加強業務培訓

              由于種種原因,《教育部關于進一步加強高等學校學生資助工作機構建設的通知》(教人〔2006〕6號)在大多數高校都無法貫徹落實。建議教育部在充分調研、征求意見的基礎上,重新設定高校學生資助管理專職人員的師生比,限定最低配備標准,並嚴格督促落實,切實解決高校學生資助管理中心人力資源不足問題。

              另外,全國學生資助管理中心、各省教育廳應創造條件,有計劃、分步驟地開展業務培訓。傾力打造一支政治思想強、責任意識強、規矩意識強、專業知識過硬、管理技能高超的管理隊伍,促進高校學生資助檔案管理工作規範、健康發展。

              4.建設學生資助管理系統,借力信息技術,實現規範化管理

              新時代,信息技術發展迅猛,檔案信息化是信息技術時代檔案管理的必然趨勢。學生資助檔案管理也需與時俱進,利用現代化信息技術管理高校學生檔案。教育部在2017年4月發布的《關于開展“全國學生資助規範管理年”活動的通知》,就明確要求各高校要“探索學生資助檔案管理電子化”。各高校應充分利用自身的人才優勢,積極探索建立學生資助管理系統,將學生資助檔案電子化。電子檔案相對于傳統的紙質檔案,在檔案材料的收集、分類、歸檔、統計分析等方面,具有明顯的優勢,在提高管理效能的同時,也有助于規範化管理的實現。

              由于電子文件自身具有系統依賴性、易複制篡改等特點,其真實性、安全性應從技術、管理、制度等層面給予保障。在學生資助檔案信息化過程中,要特別注意以下幾個方面的工作:第一,規範電子材料的格式;第二,規範電子材料的歸檔流程;第三,規範光盤以及磁盤等載體的標准;第四,規範電子材料管理和查閱權限。

            責任編輯:陳春陽

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